执行要点：以战略性方法降低IT成本，优化实施与投资

Gartner 研究 执行要点：以战略性方法降低 IT 成本，优化实施与投资 Robert Naegle、Stewart Buchanan 2023 年 4 月 18 日 Gartner, Inc. | G00787321 第1页，共 7 页 执行要点：以战略性方法降低 IT 成本，优化实施与投资 发布日期：2023 年 4 月 18 日 - ID G00787321 - 阅读全文约需 6 分钟 分析师：Robert Naegle、Stewart Buchanan 主题：科技金融、风险和价值管理；高层领导力：战略性成本优化 CIO 积极主动开展战略性成本管理，不仅能帮助企业度过危机时期，避免大幅削减开支，还能通过优化和重新分配资金的使用，让企业实现最有价值的业务成果，超越同行的表现。 分析 持续开展战略性成本优化工作 CIO 想要最大限度地发挥技术对业务的影响力，就必须在 IT 部门内部以及与业务部门合作时，就成本管理相关工作构建共同的话语体系，并采用结构化的方法。也就是说，CIO 需要根据需求减少开支，主动优化现有资源的利用，并使用节约下来的成本实现更高的业务价值。为此，CIO 必须秉持积极主动的态度，有计划地开展战略性成本优化工作（见图 1）。与传统的被动式成本削减不同，实施战略性成本优化，CIO 会在框架内有目的地开展相关活动，持续地、最大限度地发挥技术投资的业务价值。（见注 1。） Gartner, Inc. | G00787321 第2页，共 7 页 图 1：战略性成本优化 战略性成本优化 削减开支——重新分配支出 市场瞬息万变，技术相关预算中总会有一些需要重新审查、精简，甚至削减的项目。而常见的误区是，我们经常将削减成本简单地视为只有在应对严重业务风险（经济和/或业绩下滑）时才会采取的被动措施。 但其实，即使企业的经营状况良好，CIO 也应该通过以下方式，将资金从对公司业务无意义的领域中转移出来： ■ 主动且有计划地审查和削减对业务成果没有明显积极作用的支出。比如有些过时或功能重复的监管工具，只是出于习惯而保留，但其实已经无法提供业务价值。这种情形，就应该再审查后予以淘汰。 ■ 在与供应商签订合同之前删除或减少支出条款，将节约下来的资金重新投入到能增加业务价值的项目中。 ■ 根据业务优先事项精简新增的支出项目。通过重新谈判，优化支出项目，在成本管理上获得更大的灵活性（请参阅《如何展示 IT 成本管理成功经验并利用 IT 财务控制加速实现 IT成本管理目标》）。 削减开支 减少支出 删除 精简 重新协商 优化表现 创造价值 来源：Gartner 重新分配资源 通过投资实现业务成果 提升效率 提高生产力 转移支出重心 匹配价值 迭代和创新 规划并确定优先事项 执行和评估 减少成本 将节约的成本再投资 改善业务成果 提升业务影响 Gartner, Inc. | G00787321 第3页，共 7 页 ■ 在签订合同前，与供应商就支出条款重新进行谈判。 Gartner CIO IT Score 评价模型的数据显示，在成熟的 IT 部门中，有 77%会在企业层级持续提出减少 IT 支出的想法并采取相应的行动，相比之下，其他部门这样做的比例只有 18%。 优化表现——重新分配现有资源 CIO 应秉持积极主动的态度，采用结构化的战略性成本优化方法，将现有资源重新分配到能最大化实现业务价值并提高 IT 和业务部门生产效率的举措中。 为此，CIO 应设定基准，明确哪些职能或业务部门的成本明显高于垂直行业的平均水平。比如一个季节性业务的部门，在旺季需要大量产能，那么就可以在淡季不需要占用产能时，重新分配或削减产能。有的时候，更高支出可以换来更出色的业绩表现，这是有其合理性的。像是奢侈品业务，在客户体验技术方面的支出就会更高。不过这种情况，也还是可能有进一步优化空间的。 CIO 应重新分配现有资源，提升现有资产对 IT 运营和业务成果的贡献，以此： ■ 提升效率：IT 团队的工作重点，是以更少的资源更好地完成现有工作，将资源转移到为企业带来差异化的活动上，并支持业务部门采取同样的实践。（例如，以更少的人力处理更多的支持工单或服务请求。） ■ 提高生产力：利用现有资源完成价值更高的差异化工作，将精力和资金从低价值业务转移到高价值业务上。（例如，实现工作流程自动化，减少或避免人工接触。） ■ 转移支出重心：梳理调整资源分配，将资金投入到最需要的地方。释放资金和资源，获得更高的业务价值。（例如，将资金投入从被动监控转移到主动流程自动化和治理能力上。） Gartner, Inc. | G00787321 第4页，共 7 页 创造价值——通过投资实现业务成果 优秀的 CIO 不会通过削减成本来体现自己在企业级战略中的重要性，而是通过更具战略性和计划性的成本优化工作，投入资源推动实现业务成果，即使在经济不景气或是业务下滑的情况下，也能为企业创造价值。 CIO 应秉持以下原则，投资于可获得重要业务成果和有价值回报的新能力上： ■ 匹配价值：CIO 要牵头将相关支出与优先事项的业务成果重新匹配。为此，必须了解利益相关方的需求和预期成果。IT 领导者必须与利益相关方合作，明确价值诉求，了解并解决利益相关方的技术痛点，并且意识到利益相关方是投资的回报对象。 ■ 规划并确定优先事项：根据事项对企业使命的影响，而不是资金的供应情况或请求的是否紧迫，来确定措施的优先级（请参阅《确认数字化投资优先事项，让业务价值最大化》）。与业务利益相关方合作，确认优先事项，做出合理的商业案例，并加以验证。 ■ 执行和评估：CIO 应与业务领导者合作，记录和验证技术投资计划，对相关变更开展沟通，并根据明确的基于价值的成功标准，评估技术投资的价值贡献。 ■ 迭代和创新：CIO 应积极评估技术投资的进展情况，重估利益相关方的需求，满足不断变化的要求并倾听客户的需求，快速做出反应，保证敏捷和灵活。 开展合作，获得支持 CIO 和业务领导者需要密切合作，共同开展战略性成本优化工作。在这个过程中，CIO 必须将直接影响业务目标的项目和运营工作作为重点。 通过合作，CIO 要： ■ 将成本优化计划与领导层决定的优先事项相匹配。 ■ 与利益相关方共同确定阻碍成本优化的因素。 Gartner, Inc. | G00787321 第5页，共 7 页 ■ 制定应急预案，最大程度地发挥 IT 对关键业务优先事项的影响。 后续措施 作为 CIO，您应该： 1. 了解有关战略性成本优化模型的更多信息（请参阅《战略型 CIO 将成本优化与业务成果相关联》）。 2. 加快推进您的战略性成本优化工作（请参阅《IT 成本管理的 12 条准则》）。 3. 根据企业的成本优化要求，评估您的战略性成本优化成熟度，明确需要达到的成熟度水平（请参阅《IT 战略性成本优化评价模型》）。 注 1：成本优化要点 开展战略性成本优化工作，应注意以下要点： ■ 进行全面思考。除了考虑成本优化对特定职能部门的影响外，还要从企业整体业务和业务战略角度进行考量。比如，企业在需要减少开支时，除了削减差旅、培训和通